Instandhaltungssoftware: Das sind die Kosten

Die Instandhaltung zu optimieren ist ein sehr wichtiges Thema für Betriebsleiter, schließlich können ungeplante Ausfälle und die damit verbundenen Stillstandszeiten hohe Kosten für Unternehmen verursachen.

Eine Möglichkeit zur Verbesserung der Instandhaltungsprozesse ist die Einführung einer Instandhaltungssoftware. Doch wie teuer sind solche Lösungen?

Die Kosten einer Instandhaltungssoftware variieren stark – von 30€ pro Nutzer und Monat für „kleine“ Lösungen bis hin zu einmaligen Kosten von 10.000€ und mehr für umfangreiche, angepasste Lösungen.

Wir möchten versuchen, Ihnen mit diesem Artikel einen Überblick über die Kosten verschiedener Lösungen zu geben und zu zeigen, welche Faktoren den Preis beeinflussen können.

Dabei stehen auf der einen Seite „kleine“ Software-Lösungen, die eine relativ kostengünstige Variante sind. Sie enthalten in der Regel nur Basisfunktionen. Auf der anderen Seite gibt es auch umfassendere „große“ Software-Angebote, die in der Regel wesentlich mehr Funktionen bieten, an externe Systeme angebunden werden können und besser konfigurierbar sind. Häufig können diese auch an die individuellen Kundenanforderungen angepasst werden.

Am Ende entscheiden die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens darüber, welche Instandhaltungssoftware für Sie geeignet ist. Einen Überblick über Ihre Möglichkeiten und die damit verbundenen Preise soll dieser Artikel geben.

Hinweis: ccc übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben. Die angegebenen Preise entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung, können sich aber jederzeit ändern. Die Quellen der Angaben sind jeweils verlinkt.

Kleine Instandhaltungssoftware-Lösungen

Kleine Lösungen werden bereits ab ca. 30 € pro Benutzer und pro Monat, oftmals als Abomodell angeboten. In der Regel haben diese Software-Lösungen die „Grundfunktionen“ (z.B. Wartungs-, Instandhaltungs- und Inspektionsmanagement) gemeinsam, unterscheiden sich allerdings alle um kleine „Zusatzfunktionen“ (z.B. Maß des Supports, Arten der Instandhaltung etc.). Die Kosten einer kleinen Instandhaltungssoftware fallen bei unterschiedlichen Anbietern ähnlich hoch aus. Es handelt sich hier um standardisierte Produkte, individuelle Anpassungen sind seltener möglich oder ggf. sehr kostenintensiv.

Emaint

Emaint beispielsweise stellt eine Lösung für drei Benutzer zur Verfügung. Diese beinhaltet die Standardausführung eines computergestützten Instandhaltungsplanungssystems (CMMS).

Im Detail können Arbeitsaufträge und -anforderungen definiert werden, Vermögensmanagement, Predictive Maintenance-Terminierungen, Ersatzteillagerbestandsabfrage und Berichterstattungen durchgeführt werden. Zusätzlich dazu ist ein unbegrenzter Support, Software-Updates und –Upgrades, ein 24/7 Online-Training und der Zugang zur Software auch von mobilen Endgeräten aus enthalten. Aktuell weist Emaint auf seiner Preisseite ein Team-Paket mit 69€ pro Nutzer und Monat sowie ein Professional-Paket mit 80€ pro Nutzer und Monat aus, Enterprise ist auf Anfrage erhältlich.

MaintMaster

MaintMaster strukturiert sein Angebot in die Pakete Starter, Standard, Premium und Enterprise. Öffentlich ausgewiesen sind aktuell Starter ab 265 €/Monat und Standard ab 580 €/Monat, Premium und Enterprise sind auf Anfrage erhältlich.

Auch hier ist ein Zugriff von mobilen Endgeräten aus inbegriffen. Zudem sind Ressourcenplanung und -überwachung, benutzerdefinierte Eigenschaften (z.B. Erstellen eines eigenen Dashboards, eigener Prozesse u. Abläufe, eigener Berichte und KPI´s) und Support enthalten. Neben Wartung und Instandhaltung (Störungsemeldung, korrektive/zurückgestellte/vorbeugende/zustandsorientierte Instandhaltung, Auftrags-, Abweichungsmanagement, Loggbuch usw.) gibt es auch die Funktionen Asset Management, Artikel- und Teileverwaltung, Einkaufs-Management, Analysen und Berichte. Hinzu kommen viele weitere Tools (z.B. Import und Export).

Wartungsplaner

Wartungsplaner richtet sich eher an Unternehmen, die eine klassische Lizenzlösung suchen. Der Anbieter weist aktuell eine Starter-Lizenz für einen PC mit 195 € zzgl. MwSt. aus. Für den Einsatz mit mehreren Arbeitsplätzen sind Zusatz-Lizenzen erhältlich, die laut aktueller Bestellunterlage bei 395 € zzgl. MwSt. liegen. Zusätzlich bietet der Hersteller auch Staffel- und Standortlizenzen an.

Die Software beinhaltet die Bereiche Wartung, Inspektion, Instandsetzung und dokumentiert relevante Prozesse. Dabei umfasst sie Inspektions-, Reparatur- und Wartungsaufträge. Fällige Instandhaltungs- sowie Wartungetermine sind ersichtlich, Störmeldungen werden angezeigt.

MService 4.0

SoftGuide zeigt auf seiner Internetseite die Software vom Anbieter MService 4.0 für Betriebstechnik, Instandhaltung, Wartung, Customer Relationship Management und Dokumenten-Management an. Die Software wird als modular konfigurierbares Gesamtsystem angeboten. Der Anbieter beschreibt Preis und Umfang aktuell als individuell nach Anforderungen und Modulen kalkuliert, feste, belastbare Standardpreise sind öffentlich derzeit nicht klar ausgewiesen.

Funktionen umfassen: Vorbeugende, zustandsbedingte und ereignisbedingte Wartung, Auftrags-, Störungsmanagement, Dokumenten-, Produktionsinformationsmanagement, Schichtbuch, Maschinenlogbuch, Lager-, Motorenverwaltung, Ressourcenplanung, Auswertungs- und Reporting-Management sowie eine Kundenbetreuungs-Hotline. Zudem ist eine Datenbank integriert, die auch für den mobilen Einsatz geeignet ist. Schließlich sind Beratung, Schulung, Systemaufbau und Einführung Teil der Lizenz.

Wie nun bereits ersichtlich wird, gibt es eine große Auswahl kleiner Lösungen, die alle mit einem mehr oder weniger ähnlichen Kostenaufwand verbunden sind.

Große Instandhaltungssoftware-Lösungen

Umfangreichere Lösungen bieten in der Regel mehr Funktionen, sind in größerem Umfang konfigurierbar (Nutzer-Rollen-Rechte-Verwaltung, Masken / Ansichten) und können an kaufmännische Systeme (ERP) sowie Maschinen, Anlagen oder Datenbanken angebunden werden. Sie bieten zudem die Möglichkeit für individuelle Anpassungen.

Je nach Umfang, Firmengröße, Anzahl der einzubindenden Anlagen, Instandhaltungsteams und Umfang der individuellen Kundenanforderung ist hier eher die Rede von Projekten. Es handelt sich hier weniger um Standardsoftware. Daher sind die gesamten Kosten dieser Instandhaltungssoftware vorab nur schwieriger definierbar. Kosten variieren von Anbieter zu Anbieter, aber auch von Software zu Software.

So setzen sich die Kosten bei größeren Lösungen aus Entwicklungstagessätzen zusammen, die sich je nach zeitlichem Aufwand berechnen. Sie vergüten die Arbeitsleistung des Softwareentwicklers. Natürlich kann dieser Aufwand lediglich geschätzt werden, der Endpreis kann daher vorab nicht exakt bestimmt werden.

Umfassende Lösungen planen und dokumentieren Wartungen, Inspektionen und Reparaturen zentral in einer einzigen Software, um die Instandhaltung zu optimieren. Oft werden andere Softwarelösungen wie SAP oder ein MES eingebunden.

Um zu erklären, welche Funktionen und Preise Sie bei solchen Lösungen erwarten können, möchten wir Ihnen weiter unten so gut es geht eine Übersicht über die Preisgestaltung „großer“ Lösungen anhand ausgewählter Beispiele sowie unserer eigenen Software imaso® maintenance geben.

Generell sind die verschiedenen großen Lösungen in ihrem Funktionsumfang – je nach Software und Preis – unterschiedlich. Außerdem gibt es komplett individuell entwickelte Lösungen.

imaso® maintenance

Ein weiteres Beispiel einer großen Lösung ist die von ccc angebotene Planungs- und Instandhaltungssoftware (CMMS) imaso® maintenance. Funktionen können – wie in den oberen Beispielen – jeweils als Module gebucht werden. Man unterscheidet das Basismodul (siehe unten) und Zusatzmodule, die individuell – je nach Anforderung – ergänzt werden können. Die Software von ccc ist von jedem Gerät aus nutzbar. Im Abo startet imaso® maintenance aktuell bei 435 €/Monat für bis zu 100 Nutzer. Zusätzliche Module wie Equipments und Condition Monitoring werden separat ausgewiesen, Einrichtung, Inbetriebnahme und Schulung können zusätzlich nach Aufwand anfallen. Weitere Infos zu den Preisen finden Sie hier.

Ultimo

Ultimo bietet eine Maintenance Management Software an, die Instandhaltungsprozesse strukturiert. Die Software kann als Basismodul mit den Funktionen Anlagen-, Arbeitsauftrags-, Ausgabeverwaltung, Kostenerfassung, Projekt-, Stundenverwaltung u.a. gebucht werden. Zusätzlich bietet das Unternehmen optionale Module (z.B. Assetplaner, Energieverwaltung, Schichtübergabe) an. Ultimo positioniert seine Lösung heute stärker als cloudbasierte EAM-/CMMS-Plattform, öffentlich sichtbare Standardpreise waren bei der Prüfung nicht verfügbar.

TOM

TOM ist eine modulare Instandhaltungssoftware der M.O.P GmbH für Wartung, Instandhaltung und Facility Management. Die Software bietet unter anderem Funktionen für Wartungsplanung, Störmeldungen, Auftrags- und Ressourcenplanung sowie die Verwaltung von Dokumenten, Kosten und Ersatzteilen. Mit der TOMapp ist auch eine mobile Nutzung möglich. Öffentliche Standardpreise sind aktuell nicht ausgewiesen. Da TOM modular aufgebaut ist, hängen die Kosten vom gewünschten Funktionsumfang und zusätzlichen Leistungen wie Einrichtung oder Schulung ab.

mainsaver®

Eine umfassende Instandhaltungsplanungs und -steuerungssoftware gibt es auch von mainsaver®. Zunächst bietet das Unternehmen das Basismodul an, das u.a. ein Auftrags-, Planungs- und Wartungs-Tool sowie das Reporting umfasst. Daneben stehen die mobile Version und z.B. das Beschaffungs-, Ersatzteil- und Störmeldemodul.

Welche Faktoren beeinflussen den Preis?

Um Ihnen besser erklären zu können, welche Faktoren die Kosten bei einer „großen“ Lösung beeinflussen können, wollen wir die Preisgestaltung kurz anhand von imaso® maintenance erklären.

Hier gibt es ein Basisprogramm mit einem festen Preis, das die folgenden Funktionen umfasst:

• Erfassung von Aufträgen, Aktivitäten, Anlagen, Maschinen etc.
• Stammdaten zu Instandhaltung und Systemverwaltung
• Dokumentationsfunktion, Berichte, Schichtinformationen
• Datenanalyse- und abfrage
• Mediathek
• cloud-basiert oder Client-Server-Applikation
• Schwachstellenanalyse sowie Kennzahlen nach VDI 2893 / DIN EN 15341

Zusätzlich zum Basisprogramm können verschiedene weitere Funktionen in Form von Modulen hinzugebucht werden. Diese Module sind fertige Funktionsbausteine und haben feste Preise. Die Kosten können also im Voraus genau kalkuliert werden.

Hier finden Sie einige Beispiele der ergänzenden Module von imaso® maintenace:

• Condition Monitoring: Hierbei werden Maschinen und Anlagen über Standardschnittstellen angebunden. Instandhaltungsaufträge werden automatisch und datengetrieben generiert.
• Equipments: Erfassung von Warenbeständen und Werkzeugen.
• Auch externe Systeme können mithilfe einer Schnittstellen-Funktion angebunden werden (z.B. ERP).

Zur Erleichterung der Bedienung werden schließlich Softwareschulungen angeboten. Je nachdem ob Sie Ihr Team speziell im Umgang mit der Software schulen lassen wollen, müssen dafür gegebenenfalls Kosten eingeplant werden.

Alle Informationen hierzu können Sie in der Preisliste abrufen.

Je nach Anforderungen können darüber hinaus noch weitere Kosten der Instandhaltungssoftware durch individuelle Anpassungen entstehen. Diese werden in der Regel mit festen Stunden- oder Tagessätzen abgerechnet und können nur begrenzt im Voraus kalkuliert werden.

Auch der gewünschte Support spielt bei der Preisgestaltung eine Rolle. Hierfür gibt es verschiedene Optionen, die sich hinsichtlich der folgenden Faktoren unterscheiden:

• Servicezeiten (8 bis 17 Uhr, Mo-Fr vs. 24 / 7, 365 Tage im Jahr)
• Reaktionszeiten
• Maximale Dauer der Störungsbeseitigung
• Verfügbarkeit und Umfang von System-Monitorings, Vor-Ort-Support, Beratung zur optimalen Anwendung der Systeme und die Bereitstellung von neuen Software-Releases

Je höher die Anforderungen an Service und Support desto höher fallen hier natürlich auch die Kosten aus.

Fazit

Auch wenn sich die Lösungen stark voneinander unterscheiden, hoffen wir, dass wir einen groben Überblick über Kosten sowie die Preiszusammensetzung verschiedener Instandhaltungssoftware-Lösungen – sowohl kleinerer als auch größerer – geben konnten.

Zum besseren Überblick sind im Folgenden kurz und prägnant Faktoren, die Einfluss auf den Preis haben können, zusammengefasst:

• Funktionsumfang, d.h. das Maß an benutzerdefinierten Eigenschaften (Basislizenz vs. erweiterte Lizenz)
• Individuelle Anpassung an Kundenanforderungen
• Mobiler Zugriff auf die Software
• Einmalige Lizensierung oder Monatszahlung
• Maß an Support: Hierbei spielt die Erreichbarkeit, d.h. eine 24/7-Hotline oder eine Annahme von Anfragen nur zu Geschäftszeiten eine Rolle. Aber auch die Hilfe bei Fragen oder Schulungen können den Preis beeinflussen.

So ist die passende Software individuell von Ihren Wünschen und Anforderungen abhängig. Aber auch Größe und Anforderungen Ihres Unternehmens sind Faktoren, die die Entscheidung für die passende Software beeinflussen. Letztendlich liegt es in Ihrem Ermessen, welche Software mit welchen Kosten die richtige ist.

Übrigens: Wenn Sie Ihre Instandhaltung optimieren wollen, dann laden Sie sich unsere kompakte Übersicht der wichtigsten Instandhaltungs-Kennzahlen nach DIN EN 15341 und VDI 12893 herunter, um Ihre Performance messbar zu machen, Optimierungspotenziale gezielt zu erkennen und fundierte Entscheidungen für eine effizientere Instandhaltung zu treffen.

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