MES-Auswahl: 8 Tipps, um das perfekte System zu finden

1. Setzen Sie realistische Projektziele.

Der Grundstein eines jeden Projektes ist das Projektziel. Bevor ein Projekt richtig in Angriff genommen werden kann, müssen die Ziele und gewünschten Ergebnisse festgelegt werden.

Das ist meistens jedoch gar nicht so einfach, wie man es sich vorstellt.

Ein guter Ansatz wäre, die potenziellen Projektziele mit allen Projektbeteiligten zu diskutieren und diese dann gemeinsam zu erarbeiten. Dabei kommen nicht nur vielfältige Meinungen zusammen, sondern auch verschiedene Perspektiven und Lösungsansätze, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, Ziele aufzusplitten. Bestimmen Sie lieber mehrere Ziele für mehrere kleinere Bereiche / Aspekte. Somit erschaffen Sie eine Struktur und einen nachvollziehbaren Ablauf.

Kleine Erfolge erreicht man bekanntermaßen schneller bzw. etwas einfacher, als umfangreiche Ziele. Zu hoch gesetzte bzw. zu komplizierte Ziele erleichtern das Scheitern, seltener den Erfolg.

• Definieren Sie realistische, möglichst erreichbare Ziele.
• Formulieren Sie Ihre Projektziele so eindeutig und präzise wie möglich. Lassen Sie kein Raum für Missverständnisse oder Fehlinterpretationen.
• Vermeiden Sie es, Ihre Ziele im Laufe des Projektes komplett neu zu definieren. Änderungen in Form von Nachsteuerung bzw. Nachbesserung sind von Zeit zu Zeit sicherlich angebracht und notwendig. Die Kernziele sollten jedoch nicht oft von Grund auf neu definiert werden. Das kann zu Verwirrung im gesamten Team führen.
• Ermitteln Sie Erfolgskriterien, an denen Sie den Projektverlauf messen und beurteilen können.

2. Legen Sie Wert auf eine professionelle Projektorganisation.

Sobald Sie sich bei Ihren Projektzielen einig und sicher sind, geht es an die überaus wichtige Organisation und Planung.

Warum ist das so wichtig? Weil Ihre Organisation einen erheblichen Einfluss darauf hat, ob Sie Ihr Projektziel erreichen oder ob Sie aufgrund von strukturellen Hindernissen nicht vorwärtskommen werden.

Projekte sind in der Regel komplizierte sowie fordernde Angelegenheiten und nicht zuletzt auch Sonderfälle. Dementsprechend braucht es ein kompetentes Team, das auf Grundlage der gezielten Planung an dem Projekt arbeitet.

Je organisierter und detaillierter Ihre Planung ist, desto effizienter kann das Projektteam arbeiten.

Sicherlich ist die Eignung eines Mitarbeiters für die Umsetzung bestimmter Aufgaben eine wesentliche Voraussetzung, die man beachten muss. Behalten Sie aber im Hinterkopf, dass Ihre Projektmitarbeiter die Aufgaben nur so gut umsetzen können, wie sie vorher von Ihnen bestimmt und kommuniziert wurden. Das gleiche gilt auch bei Ihrem zukünftigen MES-Anbieter.

• Entwickeln Sie einen Projektplan. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie für das Projekt haben und was wann erreicht werden soll.
• Stellen Sie ein Projektteam zusammen und bestimmen Sie gleich von Anfang an die Verantwortlichkeiten für diverse Bereiche und Funktionen.
• Vergewissern Sie sich, dass alle Beteiligten wissen, was Ihre Aufgaben sind. Beschreiben Sie die Aufgaben lieber etwas ausführlicher als zu knapp. Mit dieser Vorleistung ersparen Sie sich Fehlinterpretationen oder zeitaufwendige Besprechungen.

3. Ermitteln und analysieren Sie zu Beginn des Projektes den Ist-Zustand.

Im Vorfeld eines solchen Projektes müssen Sie den Ist-Zustand betrachten, um Ihren Status quo zu ermitteln. Mittels des Ist-Zustandes wird die aktuelle Ausgangssituation festgestellt.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass es unterschiedliche Ansichten zum Status quo geben wird, aber versuchen Sie auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen.

Die Ergebnisse der Analyse helfen nicht nur dabei, die Herausforderungen und Missstände zu ermitteln. Sie bilden auch eine Grundlage, um später analysieren zu können, ob sich das Projekt in die gewünschte Richtung entwickelt hat.

Überprüfen Sie also im Nachgang, ob die Ergebnisse der Analyse in Ihren Projektzielen und der -organisation berücksichtigt wurden. Letztendlich möchten Sie mit Ihren Projektzielen die ermittelten Herausforderungen und Missstände beheben.

Weitere Tipps für die Erfassung und Analyse des Ist-Zustands:

• Verschaffen Sie sich eine Abgrenzung. Weniger ist bekanntlich manchmal mehr und diese Regel trifft bei einer Ist-Zustand-Analyse definitiv zu. Finden Sie heraus, welche Bereiche gründlich analysiert werden sollen und welche weniger relevant sind. Die Analyse sollte ein endlicher Prozess sein, kein unendlicher.
• Überprüfen Sie, welche IT-Systeme bereits implementiert sind und ob diese miteinander verknüpft sind. Werden die Daten aus allen Systemen bereitgestellt und ausgewertet? Die vorhandenen Systeme bilden normalerweise die gegenwärtige Situation sehr genau ab.
• Erfassen und beschreiben Sie den Ist-Zustand und die Ergebnisse der Analyse. Betrachten Sie dabei auch die bereits vorhandenen (Geschäfts-)Prozesse und bilden Sie ggf. weitere / fehlende Prozesse ab.

---

Auch interessant: IT-Systeme ausfallsicher gestalten – am Beispiel MES

---

4. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, um eine Grundlage für die Optimierung zu erhalten.

Damit Sie die Ergebnisse der Ist-Zustand Analyse und die ersten Optimierungsmaßnahmen transparent darstellen können, empfiehlt es sich, Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Mit wenigen Tipps gestalten Sie intuitive und strukturierte Prozessdokumentationen.

• Bilden Sie den genauen Ablauf innerhalb eines Prozesses ab. Beschreiben Sie, welche Interaktionen wann stattfinden und welche Akteure in dem Prozess beteiligt sind.
• Dokumentieren Sie, wie die Infrastruktur in Ihrem Unternehmen ist und welche Systeme angewendet werden.
• Ermitteln Sie, welche unterstützenden Dokumente es zu den Geschäftsprozessen gibt.

5. Erstellen Sie das Lastenheft Stück für Stück.

Das Lastenheft wird in den seltensten Fällen in einem Guss erstellt. Es ist normal und auch ratsam, dass Sie sich zuerst einen groben Überblick bezüglich Ihrer gewünschten Anforderungen verschaffen, um diese dann immer weiter zu verfeinern.

Speziell bei der Aufstellung Ihrer Anforderungen sollten Sie die VDI 5600 berücksichtigen. Darin werden alle wichtigen Themen ausführlich beschrieben und bieten ein umfassendes Gerüst.

Was unbedingt in jedes Lastenheft gehört:

• Geben Sie Auskunft über die Ausgangssituation und Ihre Zielsetzung und
  beschreiben Sie die Hintergründe.
• Überlegen Sie sich, welchen Nutzen Sie sich von dem System versprechen und definieren Sie diesen.
• Welche Funktionen wünschen Sie sich für das System?
  Teilen Sie die Anforderungen in funktionelle und nicht-funktionelle Anforderungen ein.
  (siehe Tipp 6)
• Ermitteln Sie Ausschlusskriterien. Besprechen und definieren Sie diese mit den zugehörigen Fachabteilungen.
• Bestimmen Sie, inwiefern das MES auf unternehmensspezifische Aufgabenstellungen angepasst werden muss (Customizing).

6. Unterscheiden Sie bei Ihren Anforderungen zwischen funktional und nicht-funktional.

Im vorherigen Abschnitt wurde schon erwähnt, dass die Anforderungen in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen unterteilt werden sollten.

Es empfiehlt sich, diesen Punkt etwas genauer zu betrachten und zu erläutern, damit ein Grundverständnis gegeben ist.

Für gewöhnlich werden primär die funktionalen Anforderungen bedacht, bis sich herausstellt, dass auf der nicht-funktionalen Ebene etwas nicht bedacht wurde und das nun zu Herausforderungen führt.

Funktionale Anforderungen beschreiben:

Was das System leisten soll.

• Welche Aktionen bzw. Funktionen vom System ausgeführt werden sollen.
• Basieren meistens auf dem EVA-Prinzip (Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe).

Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben:

Wie (gut) das System seine Leistung erbringen soll.

• Wie zuverlässig das System sein soll.
  (bspw.: Wie ist das Leistungsniveau unter festgelegten Bedingungen?)
• Wie die Benutzbarkeit des Systems sein soll.
  (bspw.: Wie gut ist die Verständlichkeit, Erlernbarkeit etc. des Systems?)
• Datenschutzanforderungen.

7. Gehen Sie bei der MES-Auswahl schrittweise vor und reduzieren Sie die Anzahl potenzieller Anbieter Stück für Stück.

Nachdem nun eine Reihe von Maßnahmen hinsichtlich der Anbieterauswahl ergriffen wurde, ist es an der Zeit auszuwählen.

Bedenken Sie jedoch, dass es nicht den einen perfekten Anbieter gibt, sondern dass jedes MES individuell ist und Sie den passenden Anbieter für Ihre Bedürfnisse finden müssen.

• Beginnen Sie mit der Vorselektion, bei der Sie zunächst eine Übersicht der relevanten Anbieter erstellen.
• Eine ausführliche Übersicht über alle MES -Anbieter 2018/2019 finden Sie auf der Webseite des MES – DACH Verbandes
• Sortieren Sie nun die Anbieter aus, die aufgrund Ihrer Ausschlusskriterien nicht geeignet sind.
• Suchen Sie sich 3-4 Anbieter aus, die Sie wirklich im Detail begutachten möchten.
• Es ist empfehlenswert, mit zwei Anbietern Vertragsverhandlungen zu führen, somit erhalten Sie einen weiteren Einblick in die Arbeitsweise der Anbieter und können abschließend die jeweiligen Investitionskosten gegenüberstellen, bevor Sie sich entscheiden.

8. Betreiben Sie das Altsystem eine Zeit lang parallel.

Zum Schluss muss die Software natürlich in Ihr Unternehmen eingeführt werden. Während dieser finalen Etappe werden Sie eng mit Ihrem MES-Anbieter zusammenarbeiten. Hierfür gibt es ebenfalls Vorgehensweisen, die hilfreich sind.

• Gestalten Sie die Einführung der Software stufenweise und betreiben Sie währenddessen (und dort wo es sinnvoll ist) Alt- und Neusystem parallel.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software.
• Testen Sie das neue System gründlich und dokumentieren Sie den Test.

Fazit

Ein ideales MES zu finden erfordert Zeit, eine gute Planung und klare Ziele. Letztlich handelt es sich um eine einmalige Anschaffung und die muss sich auszahlen. Das wird sie langfristig gesehen auch,
wenn Sie Ihre Vorbereitungen treffen.

Der Vorteil eines solchen Projektes ist, dass Sie federführend bei der Gestaltung dabei sind. Sie entscheiden, was Sie möchten und wie Sie es möchten.

Also nehmen Sie sich genug Zeit und suchen Sie sich gegebenenfalls Unterstützung, damit Sie die richtigen Entscheidungen treffen können. Ein guter Anfang wären die von uns zum Download angebotenen Dokumente rund um das Thema MES.