Lastenheft: Anforderungen für Instandhaltungssoftware erfassen

Wie Sie es auch nennen mögen – Lastenheft, Anforderungsspezifikation, Anforderungskatalog oder Produktskizze – die eigenen Wünsche und Anforderungen an IT-Systeme zu Papier zu bringen, ist oftmals ein aufwendiger Prozess.

In der Instandhaltung können solche Systeme komplex sein – Funktionsumfang und Serviceleistungen können von Anbieter zu Anbieter variieren.

Um die richtige Instandhaltungssoftware auszuwählen, ist es deshalb besonders wichtig, die eigenen Anforderungen klar zu definieren. Auch für einen Anbietervergleich oder eine passgenaue Beratung ist es hilfreich, die eigenen Wünsche und Anforderungen zu dokumentieren.

Das ist aber manchmal gar nicht so einfach. Insbesondere weil an der Kaufentscheidung mehrere Personen beteiligt sein können, die aus ihrer Position heraus unterschiedliche Anforderungen an das System haben können.

Worüber sollte man sich bei so einer Anforderungsanalyse Gedanken machen? Und wie fängt man überhaupt an? Welche Angaben sind wichtig, um feststellen zu können, ob ein System zum Unternehmen passt oder eben nicht?

1.      Die Ausgangssituation

Skizzieren Sie Ihre Unternehmenssituation.

Der Einstieg in die Thematik gelingt besonders leicht, wenn man sich zunächst einmal über das eigene Unternehmen Gedanken macht. Hier sind die Antworten in der Regel klar. Dabei sollten Sie sich unter anderem folgende Dinge notieren:

• Gibt es in Ihrer Branche Besonderheiten, die für das System relevant sind? (Manche Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert.)
• Wie viele Mitarbeiter sollen zukünftig mit dem System arbeiten?
• Wie viele Anlagen, Maschinen oder Gebäude sollen schätzungsweise eingebunden werden?
• Gibt es mehrere Standorte, die an das System angebunden werden sollen?

Beschreiben Sie kurz die technischen Voraussetzungen.

Wie sieht die bestehende Systemlandschaft in Ihrem Unternehmen aus?

• Gibt es bereits vorhandene Systeme, zu denen Schnittstellen nötig bzw. sinnvoll sind? Das können zum Beispiel Prozesssteuerungen sein, MDE, BDE oder ein ERP.
• Gibt es ein bestehendes System, das abgelöst werden soll? Falls ja, warum soll dieses System abgelöst werden?

2.      Die Ziele

Was soll mit dem Einsatz der Instandhaltungssoftware erreicht werden? Hierbei geht es nicht um die Software selbst, sondern um das Ergebnis, bei dessen Erreichung Sie die Software unterstützen soll.

• Wollen Sie z.B. Ihre Prozesse digitalisieren und optimieren bzw. die Prozessstabilität erhöhen?
• Wollen Sie Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöhen?
• Wollen Sie die Anlagenverfügbarkeit erhöhen?
• Wollen Sie benötigte Zeiten für Instandhaltungsmaßnahmen senken?

Noch mehr Ideen und Vorschläge für Ziele finden Sie in unserer Anforderungscheckliste.

3.      Genaue Anforderungen und Wünsche an das System

Nachdem die Grundlagen gelegt sind, geht es um das System selbst. Hier gibt es verschiedene Kategorien, über die Sie sich Gedanken machen sollten.

Funktionen

Welche Funktionen und Eigenschaften sind nötig und gewünscht?

Sie sollten sich zunächst Gedanken über grundlegende Eigenschaften des Systems machen.

• Soll das System beispielsweise für mobile Geräte geeignet sein?
• Ist ein Cloud-basiertes System oder eine Inhouse-Lösung gewünscht?
• Soll es offene Schnittstellen für externe Systeme unterstützen?

Danach sollten Sie gewünschte Funktionen erfassen. Was soll Ihr System können? Hier sind ein paar Beispiele für gängige Funktionen:

• Meldung von Ad-hoc-Aufträgen und Erfassen von Störungen
• Historie von Aufträgen und Änderungen abbilden
• Anlagen, Gewerke, Infrastruktureinrichtungen und Kostenstellen zentral hinterlegen und pflegen
• Wartungsverträge, Dokumente oder Checklisten managen
• Serienterminen wie Inspektionen, Wartungen oder Gesetzliche Prüfungen planen

Es gibt jedoch auch Features, die über die grundlegenden Funktionen einer Instandhaltungssoftware hinausgehen. So können zum Beispiel Personalplanungsfunktionen eingebaut sein, um in der Auftragsplanung direkt freie Mitarbeiter auswählen zu können. Oder ein Ersatzteilmanagement, um die benötigten und verwendeten Materialien zu jedem Auftrag zu erfassen und um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn sich der Warenbestand dem Ende zuneigt.

Inbetriebnahme

Welche Serviceleistungen sind in Bezug auf die Inbetriebnahme gewünscht? Je nachdem wie intuitiv die Software ist, können beispielsweise eine Schulung der Mitarbeiter oder ein erstes gemeinsames Anlegen von Reports oder Kennzahlen sinnvoll sein.

Support und Service

Gibt es bestimmte Anforderungen an den Support? Ist beispielsweise Vor-Ort-Support, besonders kurze Reaktionszeiten oder eine Rundum-Erreichbarkeit gewünscht? Je nach Anforderungen kann hier nicht jeder Anbieter den gewünschten Service bieten. Sie sollten deshalb von Anfang an notieren, was Ihnen wichtig ist.

Preismodelle

In der Regel müssen Sie sich an die angebotenen Preismodelle der Anbieter halten. Sollten Sie hier jedoch zwingende Gründe für ein spezifisches Preismodell haben, so sollten Sie das von Anfang an kommunizieren. So kann beispielsweise eine Unternehmens- oder Standortlizenz gewünscht sein, wenn sehr viele Mitarbeiter mit dem System arbeiten sollen. Möglicherweise ist auch eine monatliche Zahlweise (SaaS-Modell) gewünscht.

Wenn Sie den Anbietern Ihre Wünsche und Anforderungen offen mitteilen, hilft das, passende von unpassenden Angeboten zu unterscheiden. Der ein oder andere Anbieter kann Ihnen hier sicher auch entgegenkommen, wenn er Ihre Vorstellungen kennt.

In der Checkliste finden Sie noch mehr Anregungen und Inspirationen zu sinnvollen Funktionen einer Instandhaltungssoftware. Einfach gewünschte Eigenschaften ankreuzen oder individuelle Wünsche ergänzen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel und unserer Checkliste ein wenig helfen konnten, die eigenen Anforderungen an ein neues System zu Papier zu bringen.

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